Mein Alltag zwischen Praxisterminen und Chemotherapie: wie ich Arbeit und Behandlung organisiere

Als Selbstständige habe ich gelernt, dass eine Krebsdiagnose nicht nur medizinisch, sondern auch organisatorisch eine Zerreißprobe ist. Bei mir war es ähnlich: Arzttermine, Therapien und Erschöpfung kollidierten schnell mit Kundenterminen, steuerlichen Fristen und laufenden Projekten. In diesem Beitrag erzähle ich ganz konkret, wie ich Krankengeld, Auftragsplanung und steuerliche Pflichten verhandle und strukturiere — mit Vorlagen, die auch Ihnen helfen können.

Erste Schritte nach der Diagnose: Prioritäten setzen

Als erstes habe ich mir klar gemacht: Gesundheit geht vor — aber das Berufsleben muss nicht komplett stillstehen. Ich habe mir folgende Prioritäten gesetzt:

  • Medizinische Termine fixieren: alle wichtigen Termine (OP, Nachsorge, Chemo) in einen Kalender eintragen.
  • Kommunikation planen: welche Kund:innen informieren? Welche nicht?
  • Finanzen sichern: klären, ob und wie Krankengeld oder andere Zahlungen möglich sind.

Diese Reihenfolge hat mir geholfen, klare Entscheidungen zu treffen, statt in Stress zu reagieren.

Krankengeld als Selbstständige: Optionen und Verhandlung

Die Situation bei Krankengeld ist komplizierter als bei Angestellten. Ich habe folgende Wege geprüft und kombiniert:

  • Pflicht- oder freiwillig gesetzlich versichern: Wenn Sie gesetzlich versichert sind (auch freiwillig), besteht unter bestimmten Bedingungen Anspruch auf Krankengeld ab der siebten Woche der Arbeitsunfähigkeit. Prüfen Sie Ihre Versicherungsunterlagen oder rufen Sie Ihre Krankenkasse an (z. B. DAK, AOK, Techniker).
  • Private Krankentagegeldversicherung: Für viele Selbstständige ist eine private Kranken-Tagegeldversicherung sinnvoll. Sie zahlt oft schon ab dem ersten Krankheitstag. Ich habe Angebote über Vergleichsportale geprüft und dann bei einem Anbieter abgeschlossen, der flexible Karenzzeiten bot.
  • Grundsicherung und soziale Hilfen: In Härtefällen kann auch ALG II oder Sozialhilfe relevant werden — besonders, wenn laufende Kosten nicht gedeckt sind.

Wichtig: ich habe alle Arztberichte und AU-Bescheinigungen gesammelt und digitalisiert (als PDF), bevor ich Anträge gestellt habe. Das beschleunigt die Kommunikation mit Krankenkasse und Versicherungen.

Wie ich Krankengeld verhandle — praktische Formulierungen

Verhandeln klingt hochtrabend, oft reicht gezielte, dokumentierte Kommunikation. Beispiele, wie ich Anträge und Nachfragen formuliert habe:

  • Beispiel E-Mail an die Krankenversicherung: „Sehr geehrte Damen und Herren, anbei sende ich die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vom [Datum]. Bitte bestätigen Sie mir den Beginn und die voraussichtliche Dauer des Krankengeldbezugs sowie die benötigten Unterlagen. Mit freundlichen Grüßen, [Name]“
  • Beispiel Anfrage an die private Tagegeldversicherung: „Guten Tag, wegen meiner Behandlungspläne lege ich eine Karenzzeit von [x] Tagen fest. Können Sie mir die Höhe der täglichen Zahlung bei einer Erkrankung von voraussichtlich [x] Wochen bestätigen?“

Ich habe alle Antworten im Ordner „Versicherungen“ abgelegt — das erspart spätere Missverständnisse.

Auftragsplanung: wie ich Termine, Deadlines und Kundenerwartungen manage

Bei mir hat sich ein transparentes System bewährt:

  • Frühzeitige Information: Ich informiere Kund:innen möglichst früh über reduzierte Verfügbarkeit – mit einem klaren Zeitrahmen.
  • Priorisieren und Delegieren: Welche Projekte benötigen meine persönliche Handschrift? Was kann ich abgeben? Ich arbeite mit freien Mitarbeiter:innen zusammen (z. B. Lektor:innen, Projektmanager:innen) und habe klare Briefings erstellt.
  • Flexible Deadlines: Bei neuen Angeboten habe ich Puffer eingeplant (10–20% Zeitreserve).
  • Automatisierung: Ich nutze Tools wie Calendly für Terminbuchungen und lexoffice für Rechnungen, um Verwaltungsaufwand zu reduzieren.

Wenn Kund:innen Verständnis zeigen, erleichtert das vieles. Manche reagieren überrascht positiv — es schafft Nähe und Vertrauen, wenn man ehrlich kommuniziert.

Konkrete E-Mail- und Gesprächsvorlagen für Kunden

Ich habe Standardtexte vorbereitet, die ich nur leicht anpasse. Das spart Energie an Tagen, an denen ich weniger belastbar bin. Beispiele:

  • E-Mail bei kurzfristiger Absage: „Liebe/r [Name], leider muss ich unseren Termin am [Datum] wegen einer medizinischen Behandlung verschieben. Ich schlage vor, einen Ersatztermin in der Woche vom [Datum] zu vereinbaren. Vielen Dank für Ihr Verständnis.“
  • Mitteilung bei Verzögerungen im Projekt: „Liebe/r [Name], aufgrund gesundheitlicher Behandlungen verzögert sich Lieferung/Ausführung um voraussichtlich [X Tage/Wochen]. Ich kann Ihnen folgenden alternativen Ablauf anbieten: […].“

Steuerliche Fristen und Liquidität: wie ich den Überblick behalte

Wenn das Einkommen sinkt, bleibt das Finanzamt trotzdem bei Fristen. Ich habe folgende Maßnahmen umgesetzt:

  • Frühzeitige Kommunikation mit dem Steuerberater: Ich habe meinen Steuerberater (z. B. über DATEV oder lokal) informiert und um einen Überblick zu fälligen Zahlungen gebeten.
  • Anträge auf Stundung und Anpassung der Vorauszahlungen: Sie können beim Finanzamt Stundungen oder Anpassungen der Einkommensteuervorauszahlungen beantragen. Ich habe Anträge schriftlich gestellt und ärztliche Bescheinigungen beigelegt.
  • Liquiditätsplan: Ein einfacher Monatsplan hat mir gezeigt, welche Rechnungen zwingend sind und wo ich sparen kann (z. B. Abonnements prüfen).

Ich empfehle, Steuerfristen in einen separaten Kalender einzutragen (mit Erinnerungen 14 Tage vorher). So vermeidet man Mahngebühren und unnötigen Stress.

Praktische Hilfsmittel, die mir geholfen haben

  • Digitale Ablage: Ordnerstruktur in der Cloud (z. B. Google Drive, Tresorit) für Arztberichte, Versicherungsunterlagen, Rechnungen.
  • Kommunikationstexte: Vorformulierte E-Mails für Kunden und Versicherungen.
  • Projektmanagement: Einfache Tools wie Trello oder Asana zur Aufgabenverteilung an Freelancer.
  • Finanztools: lexoffice oder sevdesk zur schnellen Rechnungserstellung und Buchhaltung.

Meine wichtigste Erkenntnis

Es ist keine Schande, Hilfe anzunehmen — beruflich oder privat. Kollegen, Freelancer, Therapeut:innen und Ansprechpartner:innen bei Krankenkasse und Finanzamt können Brücken bauen, wenn man selbst Energie sparen muss. Ich habe gelernt, dass klare Kommunikation, gute Dokumentation und ein paar technische Hilfsmittel den Unterschied machen.